¿QUE SON LAS CUENTAS POR PAGAR?

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales, servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.

Si son pagaderas en menos de un año se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es mayor a un año, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemniza­ciones.

Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).   

 

 PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación.

Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables.

Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el nombre de “Pagado”.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores y a Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos  se realicen por lo realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.