El Manejo De Cuentas Por Cobrar Es Muy Importante Para La Sana Operación De Una Empresa. Podemos Fijar Algunas Reglas Básicas Para Que Sea Eficiente Y Confiable
Cuando hablamos de empresas lucrativas nos referimos al proceso de ventas, costos, gastos y, obviamente, utilidades. Pero hay ciertos procesos críticos que, si no se manejan correctamente, pueden causar muchos problemas. Nos dedicaremos a hablar del manejo de las Cuentas por Cobrar y las cobranzas en general.
Teniendo en cuenta que muchos emprendedores, felices por haber logrado una venta y entregado la mercancía, dejan en segundo lugar el proceso de facturar y cobrar entonces creemos importante hablar de cómo manejar ese sistema de Cuentas por Cobrar.
Vamos a basarnos en unas reglas básicas para que sea eficiente ese sistema:
• Orden. No puede haber ningún sistema si no se lleva un orden adecuado. Eso implica crear el control contable de cuentas por cobrar, con fechas de pago reales, análisis de saldos de facturas y la información adecuada para resolver problemas de cobranzas. Sin orden hay muchas omisiones y problemas
• Manejo del flujo de efectivo. El flujo de efectivo nos da criterio de la liquidez de la empresa. Si lo que se está cobrando es mucho menor de lo que nos deben, entonces hay que averiguar causas y poner remedio. Pero el flujo de efectivo es básico para tener un instrumento de planeación y control de los recursos.
• Objetivos y políticas. Las condiciones de cobro de una factura deben ser planteadas por el directivo, asegurándose que se cumpla. Por ejemplo, si la política implica 30 días fecha de factura y el jefe de crédito y cobranzas decide otorgarle, por cualquier razón, 15 días más de plazo, el efecto puede ser fuerte en la capacidad de operación del negocio.
• Control a los cobradores. Contratación de cobradores, cuya función es agilizar los trámites. Si les damos controles de revisión y cobranza, los medimos en su labor y tratamos de racionalizar sus "rutas", podremos mejorar su eficiencia. Otro punto clave es el de asegurar el correcto manejo de los documentos o, peor aún, efectivo por parte de los cobradores. Recuerde, cobrar es difícil, pero si su representante se moviliza adecuadamente entonces lo ayudará enormemente en el proceso.
• Sistema de información. Nos ayudará mucho saber las condiciones de cobro de nuestros competidores, los tratos que a veces hacen los agentes de venta a pesar de las políticas.
Cuando hay épocas difíciles en la economía, las cobranzas se vuelven críticas y la falta de liquidez se torna peligrosa para el negocio. Maneje ordenadamente su tesorería y podrá anticipar problemas y actuar decisivamente en muchos casos.
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