EL TRATO CON LOS CLIENTES

Es importante estar en constante comunicación con nuestros clientes, para que tanto ellos como nosotros estemos informados de los cambios que han habido en ambas empresas.

El principal objetivo de esto es orientar, asesorar, solucionar problemas, promover y ofrecer el producto o servicios y facilitar el pago o cobro del adeudo.

Para ello vamos a mencionar las tres formas mas practicas para hacerlo:

1. Personalmente:
   


2. Vía Telefónica:
   
3. Vía Electrónica:

PLAZO DE CRÉDITO

CRÉDITOS COMERCIALES

Pueden ser en plazo de:

•  0 a 30 días
•  31 a 60 días
• 61 a 90 días
• más de 90 días

En la mayoría de las tiendas departamentales es donde frecuentemente nos aplican este tipo de plazos, y dependiendo del tipo de interés y el plazo a pagar la deuda frecuentemente va incrementado.

MARCO LEGAL Y CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO

Marco Legal 

• Los títulos de crédito están reglamentados por la La Ley General de Títulos y Operaciones De Crédito.
• Son cosas independientes de las personas.
• Tienen vida propia.
• Contienen un derecho.
• Obligación independiente.
• Valor en sí mismos. 
• Su vida está regida por normas legales.

Características 

1. Incorporación: El que tiene el título tiene el derecho, porque éste se concede en el documento.
2. Legitimidad: Es la propiedad que tiene el titulo de crédito de facultar a quien lo posee. 
3. Literalidad: Lo que ésta escrito literalmente en el documento, constituye el derecho. 
4. Autonomía: Nace en el momento en que se ha redactado y su suscriptor original lo pone en movimiento y lo entrega a su beneficio.
5. Abstracción: Las excepciones causales no son oponibles a los títulos de crédito.
6. Sustentatividad o Interdependencia: Cada acto integrado en el titulo de crédito es independiente de otro.

CRÉDITO

El crédito es la confianza a cambio de bienes, servicios o dinero.

                  Ventajas:

1. Aumento de los volúmenes de ventas
2. Incremento de la producción de bienes y servicios
3. Disminución de los costos unitarios
4. Flexibilidad de la Oferta y la Demanda
5. Evaluación del consumo
6. Creación de fuentes de trabajo 
7. Fomentas el pago a largo plazo
8. Ampliación y apertura de nuevos mercados  

                

                

                 Desventajas:

1. Al aumentar el volumen de créditos aumenta la oferta monetaria lo que genera el alza de precios. Inflación.  

¿QUE ES UNA CUENTA POR COBRAR?

Las cuentas por cobrar en contabilidad es donde se registran los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa.

Gracias a este concepto podemos decir que las cuentas por cobrar son los bienes de cada individuo,de los cuales decidió hacer un préstamo y a un plazo definido o indefinido podrá adquirirlos de nuevo.

Por esta razón se dice que esta cuenta presenta el derecho que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, presenta un beneficio futuro fundamentalmente esperado.

Clasificación de las cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como: Corto plazo y a largo plazo.

• Corto plazo: Son aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año.

• Largo plazo: Su disponibilidad es a más de un año.

Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo corriente. Pueden subclasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son:

a) A cargo de clientes 

b) A cargo de otros deudores 

c) A cargo de las cuentas.

Auditoría de las cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar”.

Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas al departamento que corresponda.

Objetivos de la auditoría de cuentas por cobrar

• Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.
• Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos).
• Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.
• Comprobar si hay una valuación permanente (respecto de intereses y reajustes) del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.
• Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA 

Este departamento es el encargado de cobrar (a los clientes) y pagar (a los proveedores) cuando las compras o ventas , según sea el caso, se hacen a un determinado plazo de pago (crédito). 

Los contadores encargados de dicho departamento deben de tener un registro ordenado  para cada cliente y proveedor, en el cual debemos de encontrar :

• Teléfonos y correos de las personas a las que debemos de enviar avisos de pago y facturas. 
• Dirección Fiscal de los clientes y proveedores 
• Formatos de facturación o presentación de documentación , en caso de que los clientes o proveedores los lleguen a solicitar.
  

¿QUE SON LAS CUENTAS POR PAGAR?

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales, servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.

Si son pagaderas en menos de un año se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es mayor a un año, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemniza­ciones.

Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).   

 

 PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación.

Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables.

Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el nombre de “Pagado”.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores y a Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos  se realicen por lo realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.   

Normas y Procedimientos De Auditoria En Referencia a Las Cuentas Por Pagar

CUENTAS POR PAGAR

• Investigar sobre las políticas contables para registrar inicialmente las cuentas por pagar y si la entidad tiene derecho a algunas bonificaciones sobre dichas transacciones.

• Obtener y considerar explicaciones de las variaciones importantes en los saldos de cuentas provenientes de periodos anteriores, o en función de las variaciones esperadas.

• Obtener una relación de cuentas comerciales por pagar y determinar si el total concuerda con la balanza de comprobación.

• Investigar si los saldos están conciliados con los estados de cuenta de los proveedores y comparar con saldos de periodos anteriores. Comparar la rotación con periodos anteriores.

•  Considerar si pudiera haber pasivos de importancia no registrados.

•  Investigar si las cuentas por pagar a accionistas, directores y otras partes relacionadas son reveladas por separado.    
  

¿QUÉ SE CONSIDERA UNA CUENTA INCOBRABLE?

Son aquellas cuentas que después de un determinado tiempo, diversos avisos, llamadas y requerimientos para el pago del adeudo el cliente hace caso omiso, no cuenta con los bienes necesarios o simplemente se rehúsa al pago de dicho adeudo.

La empresa que otorgue el crédito puede declarar una cuenta incobrable y ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (SHCP) como una pérdida en los siguientes casos: 

1. Falta de liquidez del deudor.
2. Que el deudor se haya declarado en quiebra.
3. Muerte del deudor.
4. Desaparición sin dejar bienes a su nombre.
5. La deuda tenga 2 años posteriores a la fecha de su vencimiento.

La Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) contempla dichas cuentas en sus artículos 22- VI y 24- XVII , en los cuales menciona que el monto de la cuentas incobrables se hace una deducción autorizada.

  

Normas y Procedimientos De Auditoria En Referencia a Las Cuentas Por Cobrar

CUENTAS POR COBRAR 

• Investigar sobre las políticas contables para registrar inicialmente las cuentas por cobrar a clientes y determinar si se dan algunas bonificaciones sobre dichas transacciones.

• Obtener una relación de cuentas por cobrar y determinar si el total concuerda con la balanza de comprobación.

• Obtener y considerar las explicaciones de variaciones importantes en los saldos de cuentas que provienen de periodos anteriores, o en función de las variaciones esperadas.

• Obtener un análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar a clientes. Investigar la razón de la existencia de cuentas inusualmente grandes, saldos acreedores de las cuentas y cualesquier otros saldos inusuales, e investigar sobre la posibilidad de cobro de las cuentas por cobrar.

• Discutir con la administración la clasificación, en los estados financieros, de cuentas por cobrar, incluyendo saldos no ordinarios, saldos netos acreedores y cantidades a cargo de los accionistas, directores y otras partes relacionadas.

• Investigar sobre el método para identificar las cuentas de “cobro dudoso”, así como para establecer provisiones para cuentas incobrables y considerar si es razonable.

• Investigar si las cuentas por cobrar han sido gravadas, factorizadas o descontadas.

• Investigar sobre los procedimientos aplicados para asegurar que se ha logrado un corte apropiado de transacciones de ventas y devoluciones sobre ventas.

• Investigar si las cuentas representan mercancías en consignación y, si es así, si se han hecho ajustes para revertir estas transacciones e incluir las mercancías en el inventario.

• Investigar si cualesquiera créditos importantes, relativos a los ingresos han sido emitidos después de la fecha del balance, y si se ha reconocido una provisión para dichas cantidades.                                                                                                                                                                                                                                                                
  

LA UTILIDAD DE UNA CARTERA DE CLIENTES

1.- Anota todos los datos importantes:

 Nombre y apellido de todos tus clientes, así como su teléfono de casa, celular, fecha de cumpleaños, correo electrónico y cuentas en redes sociales).

2.- Servicio personalizado:

A todos nos gusta que nos traten bien, que nos llamen por nuestro nombre, que sepan quiénes somos y que nos hagan sentirnos importantes. Mantén un contacto cercano con tus clientes.

3.-Actualizarte constantemente:

Es importante que no pierdas el contacto con tus clientes; actualiza tus bases de datos cada cierto tiempo para que los datos sean siempre los correctos y le puedas hacer llegar a tus clientes tus ofertas, promociones y nuevos servicios.

4.-Pide referidos:

 La mejor forma de hacer crecer tu número de clientes es a través de recomendados. Apóyate en tus clientes contentos para que te recomienden a su gente.

El Manejo De Cuentas Por Cobrar Es Muy Importante Para La Sana Operación De Una Empresa. Podemos Fijar Algunas Reglas Básicas Para Que Sea Eficiente Y Confiable

Cuando hablamos de empresas lucrativas nos referimos al proceso de ventas, costos, gastos y, obviamente, utilidades. Pero hay ciertos procesos críticos que, si no se manejan correctamente, pueden causar muchos problemas. Nos dedicaremos a hablar del manejo de las Cuentas por Cobrar y las cobranzas en general.

Teniendo en cuenta que muchos emprendedores, felices por haber logrado una venta y entregado la mercancía, dejan en segundo lugar el proceso de facturar y cobrar  entonces creemos importante hablar de cómo manejar ese sistema de Cuentas por Cobrar.

Vamos a basarnos en unas reglas básicas para que sea eficiente ese sistema:

• Orden. No puede haber ningún sistema si no se lleva un orden adecuado. Eso implica crear el control contable de cuentas por cobrar, con fechas de pago reales, análisis de saldos de facturas y la información adecuada para resolver problemas  de cobranzas. Sin orden hay muchas omisiones y problemas

• Manejo del flujo de efectivo. El flujo de efectivo nos da criterio de la liquidez de la empresa. Si lo que se está cobrando es mucho menor de lo que nos deben, entonces hay que averiguar causas y poner remedio. Pero el flujo de efectivo es básico para tener un instrumento de planeación y control de los recursos.

• Objetivos y políticas. Las condiciones de cobro de una factura deben ser planteadas por el directivo, asegurándose que se cumpla. Por ejemplo, si la política implica 30 días fecha de factura y el jefe de crédito y cobranzas decide otorgarle, por cualquier razón, 15 días más de plazo, el efecto puede ser fuerte en la capacidad de operación del negocio.

• Control a los cobradores. Contratación de cobradores, cuya función es agilizar los trámites. Si les damos controles de revisión y cobranza, los medimos en su labor y tratamos de racionalizar sus "rutas", podremos mejorar su eficiencia. Otro punto clave es el de asegurar el correcto manejo de los documentos o, peor aún, efectivo por parte de los cobradores. Recuerde, cobrar es difícil, pero si su representante se moviliza adecuadamente entonces lo ayudará enormemente en el proceso.

• Sistema de información. Nos ayudará mucho saber las condiciones de cobro de nuestros competidores, los tratos que a veces hacen los agentes de venta a pesar de las políticas.

Cuando hay épocas difíciles en la economía, las cobranzas se vuelven críticas y la falta de liquidez se torna peligrosa para el negocio. Maneje ordenadamente su tesorería y podrá anticipar problemas y actuar decisivamente en muchos casos.

http://www.delverboemprender.com.mx/secciones1.php?modo1=subsubsubseccion&idsubsubsubseccion=125

Nuestro Objetivo en Pininos Contables

Nuestra meta es aclarar y ampliar tu visión ante el tema de la cartera de clientes y los subtemas que de ella se derivan . Si tienes algún conocimiento previo sobre la contabilidad tendrás una ligera noción sobre lo que es, aquí solamente aclararemos esa visión lo más que se pueda.

Este blog también te ayudará a entender los conceptos, el manejo, la finalidad y función así como todos los aspectos relacionados con la cartera de clientes en una entidad económica, basada  en fuentes de información confiables pero sobre todo en la experiencia que hemos tenido nosotros como estudiantes durante el periodo de las prácticas profesionales.

  

  

SUBCUENTAS PERSONALES

Las subcuentas personales de las cuentas por cobrar y por pagar se utilizan para registrar las transacciones de todos los movimientos que realizan individualmente cada uno de los clientes, deudores, proveedores y acreedores.

Éstas subcuentas son de gran importancia pues permiten llevar un mejor control y organización en la contabilidad, pagos, cobros y manejo de información de éstos.

Ventajas:

•  Se pueden llevar un mejor control, más personal y más directo con los proveedores, acreedores y clientes o deudores.

• No solo saber la cantidad a pagar o cobrar si no también llevar un registro de cada uno de los movimientos que realizan.

•  Se facilita su identificación.

•  Poder proporcionar mas información tanto personal como contable en caso de que sea necesario.

• Todo el tiempo podemos saber el total de su saldo ya sea a favor o a cargo independientemente de los movimientos que realicen.

•  Se puede llevar seguimiento ya que se conserva una historia de todas sus operaciones.

• Disminuye el trabajo.

Desventajas:

• Cuando se quiere realizar una determinación general del saldo de estas subcuentas, se tienen que sumar una por una, tanto las que están liquidadas como las que no y puede llegar a ser muy laborioso.

• Se corre el riesgo de perder la historia de las operaciones.

NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA

 Normas de Información Financiera.

(NIF)

Se refiere al conjunto de pronunciamientos normativos, conceptuales y particulares, emitidos por el CINIF (Consejo Mexicano para la Investigación y el Desarrollo de Normas de Información Financiera) o transferidos al CINIF, que regulan la información contenida en los Estados Financieros y sus notas en un lugar y fecha determinados, que son aceptados de manera amplia y generalizada por todos los usuarios de la información financiera.

Las NIF se conforman de:

a) Las NIF y las Interpretaciones a las NIF (INIF) aprobadas por el Consejo Emisor del CINIF y emitidas por el CINIF

b) Los Boletines emitidos por la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos y transferidos al CINIF el 31 de Mayo de 2004, que no hayan sido modificados, sustituidos o derogados por nuevas NIF y

c) Las Normas Internacionales de Información Financiera aplicables de manera supletoria.

Estas Normas de Información Financiera son las que suplen a los Principios de Contabilidad.

La NIF que habla de las  Cuentas por Cobrar es la C-3 y la NIF de las Cuentas por Pagar son la C-9 y C-19; en ellas se establece como deben de estar presentadas en la contabilidad de las empresas así como también a saber identificarlas, llevar un manejo adecuado de ellas y su correcta liquidación.

Aquí les dejamos unos vínculos que los mandaran a unos archivos PDF en donde se habla más a detalle de estas dos NIF´s.

www.cinif.org.mx/imagenes/archivos/auscultacion/NIF_C-3.pdf

www.cinif.org.mx/imagenes/archivos/auscultacion/NIF_C-9.pdf

www.cinif.org.mx/imagenes/archivos/auscultacion/NIF_C-19.pdf

CARTERA DE CLIENTES

​También se le conoce como Portafolio de Clientes. Se le llama así al conjunto de clientes con los que cuenta una determinada empresa. En esta cartera se debe de llevar un registro de clientes asiduos, es decir, de los clientes más recurrentes.

No se necesitan un programa en específico para crear dicho portafolio, por lo general se utiliza Microsoft Office Excel por su facilidad de manejo y accesibilidad.  

NOTA: Es muy importante que a nuestros clientes les asignemos una clave con la cual los podamos identificar, ya que dicha clave la usaremos mucho para relacionar datos.

Una cartera de clientes no es algo estático.  

A continuación les anexo un formato del Portafolio de Clientes:

 Clientes: 
Aquí anotaremos el nombre del cliente (Persona Física o Moral) que acuda a nuestra empresa a consumir nuestros bienes o servicios.

01-30 / 31-60 / 60 - 90 / MAS DE 90 :
Estas columnas nos hacen referencia del numero de días con los que cuenta el cliente para pagar su adeudo, ya sea que a un cliente le demos un plazo de 1 a 30 días para finiquitar su adeudo o si lleva más tiempo con nosotros su plazo puede ser mayor a 90 días. 
Este plazo depende de la relación comercial estable que se tengan con los clientes.

Total:
Aquí anotaremos el monto total de las compras o consumo de nuestros clientes. Este dato lo tomaremos del total de cada clientes de que haya en nuestra "Captura De Cobranza".

Observaciones De Pago: 
En esta columna podemos anotar si existen atrasos en los pagos de los clientes y por qué , así como también para qué día tienen contemplado pagarnos o cosas por el estilo.

CAPTURAR COBRANZA 

Como ya habíamos mencionado en entradas anteriores, en cada Empresa debe de existir un Departamento de Crédito y Cobranza en el el Contador asignado deberá de capturar en el sistema o simplemente en un documento creado en Microsoft  Oftice Excel la cobranza del día, es decir, anotar las compras que se hayan realizado a crédito.

A continuación les mostraremos un formato:

Fecha Factura: 
En esta columna anotaremos el día en que fue facturada (realizada) la compra.


Fecha Vencimiento: 

Aquí sera la fecha en que la deuda se tenga que pagar dependiendo del plazo  que tenga cada cliente.

Folio:
En esta columna anotaremos el numero de factura de la compra a crédito.

Clave:
Aquí anotaremos la clave que le hayamos asignado a cada cliente.

Beneficiario: 
Hace referencia al nombre del cliente.

Total:
Se refiere al importe total que aparece en la factura.

Subtotal: 
Es el importe de la compra sin el IVA.

IVA: 
El 16% del subtotal.

Días Vencidos:
Anotaremos aquí los días que vayan de retraso en el pago si el limite de pago ya venció.