EL TRATO CON LOS CLIENTES

Es importante estar en constante comunicación con nuestros clientes, para que tanto ellos como nosotros estemos informados de los cambios que han habido en ambas empresas.

El principal objetivo de esto es orientar, asesorar, solucionar problemas, promover y ofrecer el producto o servicios y facilitar el pago o cobro del adeudo.

Para ello vamos a mencionar las tres formas mas practicas para hacerlo:

1. Personalmente:
   


2. Vía Telefónica:
   
3. Vía Electrónica:

PLAZO DE CRÉDITO

CRÉDITOS COMERCIALES

Pueden ser en plazo de:

•  0 a 30 días
•  31 a 60 días
• 61 a 90 días
• más de 90 días

En la mayoría de las tiendas departamentales es donde frecuentemente nos aplican este tipo de plazos, y dependiendo del tipo de interés y el plazo a pagar la deuda frecuentemente va incrementado.

MARCO LEGAL Y CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO

Marco Legal 

• Los títulos de crédito están reglamentados por la La Ley General de Títulos y Operaciones De Crédito.
• Son cosas independientes de las personas.
• Tienen vida propia.
• Contienen un derecho.
• Obligación independiente.
• Valor en sí mismos. 
• Su vida está regida por normas legales.

Características 

1. Incorporación: El que tiene el título tiene el derecho, porque éste se concede en el documento.
2. Legitimidad: Es la propiedad que tiene el titulo de crédito de facultar a quien lo posee. 
3. Literalidad: Lo que ésta escrito literalmente en el documento, constituye el derecho. 
4. Autonomía: Nace en el momento en que se ha redactado y su suscriptor original lo pone en movimiento y lo entrega a su beneficio.
5. Abstracción: Las excepciones causales no son oponibles a los títulos de crédito.
6. Sustentatividad o Interdependencia: Cada acto integrado en el titulo de crédito es independiente de otro.

CRÉDITO

El crédito es la confianza a cambio de bienes, servicios o dinero.

                  Ventajas:

1. Aumento de los volúmenes de ventas
2. Incremento de la producción de bienes y servicios
3. Disminución de los costos unitarios
4. Flexibilidad de la Oferta y la Demanda
5. Evaluación del consumo
6. Creación de fuentes de trabajo 
7. Fomentas el pago a largo plazo
8. Ampliación y apertura de nuevos mercados  

                

                

                 Desventajas:

1. Al aumentar el volumen de créditos aumenta la oferta monetaria lo que genera el alza de precios. Inflación.  

¿QUE ES UNA CUENTA POR COBRAR?

Las cuentas por cobrar en contabilidad es donde se registran los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa.

Gracias a este concepto podemos decir que las cuentas por cobrar son los bienes de cada individuo,de los cuales decidió hacer un préstamo y a un plazo definido o indefinido podrá adquirirlos de nuevo.

Por esta razón se dice que esta cuenta presenta el derecho que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, presenta un beneficio futuro fundamentalmente esperado.

Clasificación de las cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como: Corto plazo y a largo plazo.

• Corto plazo: Son aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año.

• Largo plazo: Su disponibilidad es a más de un año.

Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo corriente. Pueden subclasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son:

a) A cargo de clientes 

b) A cargo de otros deudores 

c) A cargo de las cuentas.

Auditoría de las cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar”.

Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas al departamento que corresponda.

Objetivos de la auditoría de cuentas por cobrar

• Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.
• Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos).
• Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.
• Comprobar si hay una valuación permanente (respecto de intereses y reajustes) del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.
• Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA 

Este departamento es el encargado de cobrar (a los clientes) y pagar (a los proveedores) cuando las compras o ventas , según sea el caso, se hacen a un determinado plazo de pago (crédito). 

Los contadores encargados de dicho departamento deben de tener un registro ordenado  para cada cliente y proveedor, en el cual debemos de encontrar :

• Teléfonos y correos de las personas a las que debemos de enviar avisos de pago y facturas. 
• Dirección Fiscal de los clientes y proveedores 
• Formatos de facturación o presentación de documentación , en caso de que los clientes o proveedores los lleguen a solicitar.
  

¿QUE SON LAS CUENTAS POR PAGAR?

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales, servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.

Si son pagaderas en menos de un año se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es mayor a un año, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemniza­ciones.

Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).   

 

 PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación.

Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables.

Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el nombre de “Pagado”.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores y a Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos  se realicen por lo realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.